19.08.2024 |
Schulden eintreiben will keiner, aber leider betrifft dies fast alle Unternehmen – sowohl kleine als auch große. Untersuchungen zufolge sind 37 % der Unternehmen regelmäßig mit ihren Rechnungen im Rückstand, und für sogar 68 % ist der Forderungseinzug ein Hindernis für die Geschäftstätigkeit. Die Entwicklung eines Inkassoverfahrens ist für die meisten Unternehmen eine Notwendigkeit und auch ein Alptraum für den Buchhalter, der dadurch viel mehr mühsame Arbeit und Stress hat.
Aber es gibt gute Nachrichten: Ein Inkasso-Voicebot kann diesen Prozess automatisieren.
Erfahre in den folgenden Abschnitten, wie so ein Voicebot Schulden eintreiben kann und was dessen Vorteile sind.
1. Ist es möglich, die Schuldeneintreibung zu vereinfachen?
Ja. Man kann auch einfacher Schulden eintreiben. Oft fragen sich Unternehmen, wie sie die Zahlungserinnerung und die Eintreibung schwieriger Forderungen vereinfachen können. Die Antwort lautet: Automatisierung.
Aber welche Art von Automatisierung? Es gibt viele automatisierte Systeme, um Mahnungen zu verschicken und den Stand der Zahlungsrückstände zu verfolgen, aber kann eines von ihnen die Arbeit des Buchhalters ersetzen, der mit dem Schuldner in Kontakt tritt?
2. Der KI-Voicebot – der neueste Trend im Inkasso
Es ist tatsächlich möglich, Kunden, die offene Zahlungen haben, in automatischer Form zu kontaktieren, ohne den natürlichen Fluss einer Konversation außen vor zu lassen. Die schnellste und direkteste Lösung ist ein fortschrittlicher, auf künstlicher Intelligenz basierender Inkasso-Voicebot.
Der Voicebot für Inkasso ist ein intelligenter Sprachassistent, der mit deinen Geschäftspartnern so frei spricht wie ein Angestellter in der Buchhaltung und sie regelmäßig (das ganze Jahr über) über ausstehende Rechnungen informiert und Erklärungen zur Rückzahlungsfrist einholt.
Dank der fortschrittlichen NLP-Technologie versteht er den Gesprächspartner unabhängig davon, mit welchen Wörtern oder Ausdrücken er seine Absicht zum Ausdruck bringt. Dies mag etwas unkonventionell klingen, aber ist sehr effektiv und billig.
3. Wie funktioniert der Inkasso-Voicebot?
Das Prinzip des Inkasso-Voicebot ist sehr einfach und lässt sich in wenigen Schritten zusammenfassen. Werfen wir einen Blick darauf, wie der Inkassoprozess aussieht.
Der Inkasso-Voicebot ruft regelmäßig bei Vertragspartnern an, die mit ihren Rechnungen im Rückstand sind. Die Häufigkeit kann beliebig festgelegt werden, z. B. wöchentlich oder in anderen Abständen, z. B. zu Beginn weniger häufig und dann, wenn die Forderung noch nicht beglichen ist, häufiger.
Wenn der Voicebot jemanden anruft (wenn er nicht anruft, versucht er es so lange, bis die Person an das Telefon herangeht), identifiziert er automatisch den Kunden und gibt der ihm/ ihr vollständige Informationen über die überfällige Zahlung (z. B. Rechnungsnummer, worauf sich die Zahlung bezieht, wie hoch der aktuelle Betrag einschließlich Zinsen ist, wann die Zahlungsfrist verstrichen ist) sowie die Beantwortung von Fragen.
Anschließend fordert er die Person auf, eine Zahlungsfrist zu setzen, sodass die erhaltene Erklärung im CRM-System gespeichert wird.
Nach dem Anruf schickt er eine SMS oder eine E-Mail zur Bestätigung der Vereinbarung. Er sendet auch Nachrichten an Personen, die er nicht anrufen konnte, so dass jeder Schuldner Informationen erhält.
Alle Aktivitäten des Voicebots und seine Absprachen mit den Kunden werden automatisch und kontinuierlich im CRM-System des Unternehmens aufgezeichnet.
4. 7 Vorteile des Inkasso-Voicebots
Werfen wir einen Blick auf die Merkmale und Funktionen von Voicebots zur Lösung gängiger Inkassoprobleme in Unternehmen.
#1 Arbeitet blitzschnell und ohne Unterbrechung
Zahlungserinnerungen sind eine mühsame Aufgabe – sie können Stunden, Tage und Wochen in Anspruch nehmen, und der Ausgang ist ungewiss. Oft fehlt die Zeit, und selbst wenn sie vorhanden ist, könnten die Buchhalter oder andere Mitarbeiter sie für Aufgaben nutzen, die eher ihren Kernkompetenzen entsprechen.
Manchmal kommt es vor, dass aufgrund der Langsamkeit der Zahlungserinnerung Forderungen überfällig werden oder die Kosten für ihre Eintreibung den Wert der Rückstände selbst übersteigen … und das ist natürlich nicht der Sinn der Sache!
Der Einsatz von einem Voicebot löst dieses Problem – was für einen Buchhalter eine Ewigkeit dauern würde, erledigt der Voicebot im Handumdrehen. Er kann bis zu 5.000 Gespräche pro Minute gleichzeitig führen. Das ist eine enorme Zeit- (und damit Geld-) Ersparnis!
#2 Spricht frei mit Menschen
Voicebot kommuniziert mit Auftragnehmern fast so frei wie ein Buchhalter. Er versteht verschiedene Dialekte und Sprachvariationen (unabhängig von den verwendeten Wörtern) und beantwortet eine Vielzahl von Fragen.
Nehmen wir an, es ist der 6. Mai, ein Montag, und der Voicebot ruft einen Auftragnehmer an. Auf die Frage nach einem Rückzahlungstermin kann der Kunde zum Beispiel sagen: „Ich werde meine Schulden in einer Woche begleichen“, „die Zahlung erfolgt bis zum 13. Mai“, „ich brauche noch sieben Tage, um zu zahlen“, und der Voicebot wird die Absicht der Aussage richtig verstehen und den 13. Mai als erklärtes Datum für die Überweisung eingeben.
Wie kommt es, dass der Voicebot die Menschen versteht?
Nun, die Maschine verwendet NLP, oder Natural Language Processing (natürliche Sprachverarbeitung), eine fortschrittliche Technologie, die auf künstlicher Intelligenz basiert und es Maschinen ermöglicht, die menschliche Sprache zu analysieren und Absichten richtig zu deuten, sowie aus ihren nachfolgenden Gesprächen und Erfahrungen zu lernen.
#3 Sie ist konkret und kompakt
Es lässt sich nicht leugnen, dass das Eintreiben von Schulden und die Gespräche über finanzielle Rückstände stressig sind, und zwar sowohl für den Buchhalter als auch für den Schuldner.
Der Voicebot hilft, diese psychologische Barriere zu überwinden: Einerseits behält er immer die Ruhe und einen „kühlen Kopf“, andererseits haben die Menschen weniger Hemmungen, mit einer Maschine über ein so sensibles Thema wie ihre eigenen Schulden zu sprechen.
#4 Er ruft an, bis er durchkommt
Bei der Eintreibung von Forderungen ist es sehr zeitaufwändig, den Kunden immer wieder anzurufen, der sich oft nicht traut, zu antworten, oder diesen Moment „auf unbestimmte Zeit“ hinausschiebt.
Aber der Voicebot gibt nicht auf: Er ruft in bestimmten Abständen wiederholt an und unternimmt eine bestimmte Anzahl von Versuchen. Wenn ein Anrufer jedoch nicht antwortet oder die Nummer falsch ist, speichert der Voicebot diese Informationen im System.
#5 Ihm entgeht nichts
In der Hektik der Rechnungen und Besorgungen kann es leicht passieren, dass man eine unbezahlte Rechnung übersieht und erst daran erinnert wird, wenn die Schuld bereits überfällig ist.
Aber es gibt einen Weg! Der Voicebot ist eine Maschine, die keine typisch menschlichen Fehler macht, wenn sie richtig programmiert ist, kann man sicher sein, dass sie nichts vergisst.
#6 Hält den Papierkram in Ordnung
Ein weiterer mühsamer Teil des Inkassoprozesses ist das Eintragen von Informationen in das CRM-System: Egal ob es darum geht, den Status der Rückstände, das erklärte Rückzahlungsdatum des Kunden oder den Verlauf des Gesprächs einzutragen.
Der Voicebot übernimmt auch diese Aufgabe. Er kann mit vielen CRMs und mehr als 2.000 Diensten integriert werden und füllt die Daten nach jedem Anruf automatisch in das System ein.
#7 Seine Implementierung dauert nur wenige Tage
Es ist auch erwähnenswert, dass der Inkasso-Voicebot in 3 bis 5 Tagen implementiert werden kann. Er wird mit allen notwendigen Funktionen geliefert, wie z. B. bearbeitbaren Grundvorlagen, einem eingebauten Sprachsynthese- und -erkennungs-Toolkit sowie SMS, lokalen Telefonnummern und Basisberichten.
5. Fazit: Mit einem Voicebot Schulden eintreiben – funktioniert das?
Ein Voicebot, der dauerhaft in einem Unternehmen „angestellt“ ist, wird ein ganzes Jahr lang Forderungen eintreiben. Dadurch gewinnt die Buchhaltung (oder andere Mitarbeiter, die früher damit zu tun hatten) viel Zeit und wird von Stress befreit.
Aber das ist nicht nur reine Theorie. Ein gutes Beispiel dafür ist die Geschichte unseres Kunden Leroy Merlin, der Voicebot Patrycja in seinen Inkassoprozess integriert hat.
Das Hauptproblem war, dass zu viel Zeit damit verbracht wurde, die Kunden an überfällige Rechnungen zu erinnern. Durch den Einsatz des Voicebots stieg die Zahl der eingezogenen (und pünktlichen!) Zahlungen und die Mitarbeiter konnten sich auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren.
Möchtest du herausfinden, wie du eine ähnliche Lösung in deinem Unternehmen einführen kannst und wie sie funktioniert?
Dann sprich mit unseren Experten in einem unverbindlichen Gespräch, um deine Fragen zu beantworten.
Original Verfasserin: Agnieszka Wiącek
Übersetzung: Sofia Carvalho e Pereira