Voice over IP (VoIP) in der Geschäftskommunikation – Ein Praxisleitfaden

14.04.2025 |

Die Internettelefonie ist für viele kein Fremdwort mehr: Im Jahr 2021 gaben etwa 49% der deutschen Unternehmen an, dass sie Voice over IP (VoIP) als Technologie für ihre Telefonie wählten (Statista).

Gehörst du zu denjenigen, die den Schritt Richtung Telefonie der Zukunft wagen möchten, aber du weißt nicht ganz, wie du dein herkömmliches Telefonnetz in eine IP-Telefonanlage transformieren kannst? Dann bist du hier genau richtig!

Erfahre in den nächsten Absätzen, wie dir das gelingt.

Highlights

• VoIP ermöglicht kostengünstige, flexible Kommunikation ohne traditionelle Telefonleitungen
• Vorteile für Unternehmen: Reduzierte Hardwarekosten und einfacher internationaler Austausch
• Nahtlose Integration in bestehende Unternehmensprozesse fördert Effizienz und Zusammenarbeit
• VoIP bietet Skalierbarkeit und ortsunabhängige Erreichbarkeit für mobiles Arbeiten
• Wichtige Sicherheitsaspekte: Verschlüsselung und Datenschutz gemäß DSGVO sind unerlässlich

 

1. Was ist VoIP?
2. Was ist der Unterschied zu klassischer Telefonie (ISDN, PSTN)?
3. Welche wirtschaftlichen Vorteile bringt VoIP Telefonie?
4. Welche Vorteile bringt Voice over IP (VoIP) für Mitarbeiter?
5. Was sind die Nachteile von VoIP-Telefonie?
6. Was brauchst du um VoIP-Telefonie zu nutzen?
7. Kann VoIP in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden?
8. Sicherheit und Datenschutz bei VoIP
9. Datenschutz & Datensicherheit bei Tenios – Deine Daten in besten Händen
10. Praxistipps – so gelingt die Umstellung auf VoIP
11. Tenios als kompetenter VoIP-Anbieter
12. Fazit: VoIP-Technologie für dein Unternehmen

 

 

1. Was ist VoIP?

Voice over IP (VoIP) ist eine Technologie, das Sprachkommunikation über das Internet ermöglicht. Diese kann mit jedem Gerät funktionieren, welches über eine schnelle Internetverbindung verfügt und eine Audiokommunikation in Echtzeit übertragen​ kann, d.h. Vollduplex-Kommunikation (die Fähigkeit zu sprechen und zu hören) erlaubt. Ein VoIP-Telefon kann die Audio-Daten von Telefonaten in digitaler Daten umwandeln, sodass diese Daten über das Internet an anderen Geräten verschickt werden.

Arten von VoIP-Telefone:

• Bürotelefone mit Internetanschluss
• Softphones
• Software wie Skype oder Google Voice
• USB-Phones
• Video-Phones
• Wireless IP-Phones
• Conference Phones

Rund 31 % der Unternehmen setzen bereits auf VoIP – und bis 2027 soll der weltweite Markt dank hoher Nachfrage und Einsparpotenzial auf 93 Milliarden US-Dollar wachsen. Viele Unternehmen behalten jedoch weiterhin einen ISDN-Telefonanschluss und trauen sich noch nicht auf die All-IP-Umstellung.

Aber worin liegt die Abgrenzung von IP-Telefonie zu klassischen Telefonleitungen? Das wollen wir uns jetzt als Nächstes anschauen.

 

2. Was ist der Unterschied zu klassischer Telefonie (ISDN, PSTN)?

VoIP (Voice over IP) unterscheidet sich von klassischer Telefonie wie ISDN (Integrated Services Digital Network) oder PSTN (Public Switched Telephone Network) vor allem in der Übertragungstechnologie. Anders als bei klassischer Telefonie musst du bei Voice over IP keine Hardware in deinem Büro haben – alles läuft über das Internet. Während klassische Telefonie über leitungsvermittelte Netze mit dedizierten Leitungen funktioniert, nutzt VoIP das Internet zur paketbasierten Übertragung von Sprachdaten.

Das macht VoIP flexibler, günstiger und leicht skalierbar, etwa durch Nutzung auf verschiedenen Endgeräten oder Integration in Softwarelösungen. Allerdings ist VoIP von der Qualität der Internetverbindung abhängig, während die klassische Telefonie als stabiler und weniger störanfällig gilt – jedoch mit höherem Aufwand bei Infrastruktur und geringerer Funktionsvielfalt.

Zudem ermöglicht VoIP durch die höhere Datenübertragungsrate eine bessere Sprachqualität und mehr Stabilität bei paralleler Internetnutzung – ein Vorteil, bei dem ISDN schnell an seine Grenzen stößt.

 

3. Welche wirtschaftlichen Vorteile bringt VoIP Telefonie?

Nun haben wir gesehen, dass VoIP-Lösungen einige Vorteile gegenüber ISDN-Anschlüsse haben und dass die Umstellung auf IP-Telefonie im Trend ist. Der Hauptgrund? Das Einsparpotenzial.

Unten listen wir die wichtigsten wirtschaftlichen Vorteile für Unternehmen auf:

3.1 Reduktion physischer Hardware (z. B. klassische TK-Anlage)

Mit VoIP entfällt die Notwendigkeit für klassische Telefonanlagen und umfangreiche Hardwareinstallationen. Stattdessen können Unternehmen auf softwarebasierte Lösungen und Cloud-Dienste zurückgreifen, die flexibler und skalierbarer sind. Dies führt nicht nur zu geringeren Anschaffungskosten, sondern auch zu Einsparungen bei Energieverbrauch und Platzbedarf.

3.2 Kostensenkung bei Infrastruktur und Wartung

Da die Kommunikation über das Internet erfolgt, entfallen viele der mit traditionellen Systemen verbundenen Wartungs- und Reparaturkosten. Zudem werden Updates und Systemanpassungen häufig vom VoIP-Anbieter übernommen, was den internen Aufwand weiter reduziert.

3.3 Einsparpotenzial bei nationalen und internationalen Gesprächen

VoIP ermöglicht es Unternehmen, sowohl nationale als auch internationale Gespräche zu deutlich günstigeren Tarifen zu führen. Da die Sprachübertragung über das Internet erfolgt, sind die Kosten unabhängig von der geografischen Entfernung oft erheblich niedriger als bei traditionellen Telefonanbietern.

 

4. Welche Vorteile bringt Voice over IP (VoIP) für Mitarbeiter?

4.1 Homeoffice und mobiles Arbeiten nahtlos integrieren

Mit VoIP können Mitarbeiter von überall aus arbeiten – sei es im Homeoffice, unterwegs oder an verschiedenen Standorten. Solange eine Internetverbindung besteht, bleiben sie über ihre gewohnte Telefonnummer erreichbar. Dies ermöglicht eine flexible Arbeitsweise und verbessert die Work-Life-Balance, ohne dass die Erreichbarkeit leidet.

4.2 Ortsunabhängige Kommunikation mit einer Nummer

VoIP ermöglicht es, eine einzige Telefonnummer unabhängig vom Standort zu nutzen. Ob im Büro, zu Hause oder unterwegs – Mitarbeiter können Anrufe tätigen und empfangen, ohne ihre Nummer zu ändern. Dies erleichtert die Kommunikation mit Kunden und Kollegen und sorgt für ein professionelles Auftreten.

4.3 Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum oder Standorterweiterung

VoIP-Systeme sind leicht skalierbar und können problemlos an das Wachstum eines Unternehmens angepasst werden. Neue Mitarbeiter oder Standorte lassen sich einfach in das bestehende System integrieren, ohne dass umfangreiche Hardwareinstallationen erforderlich sind. Dies spart Zeit und Kosten bei der Erweiterung der Kommunikationsinfrastruktur.

 

5. Was sind die Nachteile von VoIP-Telefonie?

Obwohl VoIP viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Nachteile, die du beachten solltest:

1. Abhängigkeit von StromversorgungEin Nachteil von VoIP ist, dass es von einer funktionierenden Stromversorgung abhängt. Wenn der Strom ausfällt, sind auch die VoIP-Dienste nicht verfügbar. In solchen Fällen ist es sinnvoll, eine Notstromquelle wie ein unterbrechungsfreies Stromversorgungssystem (USV) in Betracht zu ziehen, um die Kommunikationsfähigkeit aufrechtzuerhalten.
2. Stabile Internetverbindung erforderlichVoIP ist auf eine zuverlässige und stabile Internetverbindung angewiesen. Wenn die Internetverbindung instabil ist oder die Bandbreite nicht ausreicht, kann die Sprachqualität stark beeinträchtigt werden. Störungen, Verzögerungen und schlechte Audioqualität sind mögliche Folgen.
3. Kompatibilität mit Alarm- und SicherheitssystemenVoIP funktioniert möglicherweise nicht immer mit bestimmten Alarm- und Sicherheitssystemen. Wenn du ein solches System nutzt, solltest du sicherstellen, dass dein VoIP-Anbieter mit dem System deines Sicherheitsdienstes kompatibel ist. Ansonsten könnte es sein, dass wichtige Benachrichtigungen nicht korrekt übermittelt werden.

 

6. Was brauchst du um VoIP-Telefonie zu nutzen?

Damit deine Internettelefonie reibungslos funktioniert brauchst du Folgendes:

• VoIP-Service-Anbieter (wie Tenios!)
• Stabile Internetverbindung
• Router oder Switch
• VoIP-Telefon
• SIP

Du solltest als Erstes das VoIP-Telefon mit dem Router oder Switch verbinden und dann den VoIP-Service anschalten, der dann das Telefonieren übers Internet ermöglicht. So einfach geht’s!

Theoretisch kannst du statt einem IP-Telefon auch klassische ISDN-Telefone mit einem VoIP-Adapter nutzen, um Telefongespräche über Internet zu gewährleisten.

 

7. Kann VoIP in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden?

Ja! Die moderne VoIP-Telefonie lässt sich heute nahtlos in zentrale Unternehmenslösungen integrieren – etwa in Microsoft Teams, CRM-Systeme oder Helpdesk-Tools. So wird die Kommunikation direkt in die bestehenden Arbeitsprozesse eingebettet: Anrufe können aus dem CRM gestartet, Kundendaten automatisch eingeblendet und Supportanfragen effizient bearbeitet werden – alles aus einer Anwendung heraus.

Diese enge Verzahnung ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu Unified Communications: Telefonie, Videokonferenzen, Chat und Kollaborationstools verschmelzen zu einer einheitlichen Kommunikationsplattform. Das erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern schafft die technologische Grundlage für standort- und teamübergreifende Zusammenarbeit.

Am Ende profitieren Teams von mehr Übersicht, kürzeren Reaktionszeiten und besserer Erreichbarkeit – intern wie extern. VoIP wird damit zu einem echten Hebel für moderne, agile Arbeitsprozesse.

 

8. Sicherheit und Datenschutz bei VoIP

VoIP-Telefonie ist grundsätzlich sicher – wenn sie richtig umgesetzt wird. Die Sicherheit hängt stark vom Anbieter, der Infrastruktur und der eingesetzten Verschlüsselung ab.

Wichtige Sicherheitsaspekte:

• Verschlüsselung: Gespräche und Verbindungsdaten sollten per SRTP und TLS verschlüsselt werden.
• Serverstandort: Für Datenschutz ist es entscheidend, wo die Daten verarbeitet werden – idealerweise in der EU.
• Zugriffskontrolle: Sichere Authentifizierung (z. B. mit SIP-Passwörtern) schützt vor unbefugter Nutzung.
• Netzwerkschutz: Firewalls, Session Border Controller (SBC) und regelmäßige Updates sind essenziell gegen Angriffe.
• DSGVO-Konformität: Anbieter sollten die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllen.

 

9. Datenschutz & Datensicherheit bei Tenios – Deine Daten in besten Händen

Datensicherheit hat bei TENIOS höchste Priorität. Unsere Systeme sind DSGVO-konform und werden in Deutschland gehostet. Alle Datenverarbeitungen erfolgen streng nach europäischen Datenschutzstandards.

Was das für dich bedeutet:

• DSGVO-konform: TENIOS erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung.
• Serverstandort Deutschland: Deine Daten bleiben in Deutschland – gehostet bei Host Europe in Köln.
• Sichere Verarbeitung: Zugriffsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es technisch nötig ist – meist nur wenige Stunden.
• Deine Rechte: Du behälst jederzeit die Kontrolle über deine Daten – inkl. Auskunft, Löschung oder Widerspruch.
• Cookie-Transparenz: Nicht-essenzielle Cookies setzen wir nur mit Ihrer Zustimmung.

Unser Datenschutzbeauftragter, Dr. Reinhold Scheffel, steht dir für alle Fragen zur Seite: datenschutz@tenios.de

 

10. Praxistipps – so gelingt die Umstellung auf VoIP

Gründliche Projektplanung: Bedarf, Anbieter, Schulung

Eine erfolgreiche VoIP-Einführung beginnt mit einer sauberen Planung. Kläre im Vorfeld, wie viele Nutzer:innen du hast, welche Funktionen wirklich gebraucht werden und welche Systeme angebunden werden sollen. Vergleiche Anbieter nicht nur nach Preis, sondern auch nach Support, Integrationsmöglichkeiten und Datenschutzstandards. Und ganz wichtig: Plane ausreichend Zeit für Schulungen ein – technisches Know-how ist nicht bei allen Teams selbstverständlich.

Technische Voraussetzungen prüfen – besonders das Netzwerk

Ohne stabiles Netzwerk keine gute VoIP-Erfahrung. Prüfe daher vorab Bandbreite, Latenz und Ausfallsicherheit deiner Internetverbindung. Auch die interne IT-Infrastruktur – wie Router, Switches oder Firewalls – sollte VoIP-tauglich sein. Idealerweise mit QoS (Quality of Service), um Sprachdaten zu priorisieren.

Sicherheitsaspekte frühzeitig berücksichtigen

Schon bei der Anbieterwahl sollte das Thema Sicherheit mitgedacht werden: Wie wird die Kommunikation verschlüsselt? Wo stehen die Server? Welche Maßnahmen schützen vor Ausfällen oder Missbrauch? DSGVO-Konformität und verschlüsselte Sprachdatenübertragung (z. B. via TLS/SRTP) sollten Standard sein. Tenios beispielsweise legt großen Wert auf Datenschutz und ist nach DIN EN ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Migration ohne Ausfallzeiten planen

Der Wechsel zur neuen VoIP-Lösung sollte nahtlos erfolgen – ohne Downtime für Kund:innen oder Teams. Das gelingt mit einer schrittweisen Einführung: Erst ein kleiner Testlauf mit ausgewählten Nutzer:innen, dann die sukzessive Umstellung des gesamten Unternehmens. So lassen sich Fehlerquellen frühzeitig erkennen.

VoIP direkt in bestehende Prozesse integrieren

Nutze die Umstellung als Chance, Prozesse zu verbessern. Durch die Anbindung von CRM, Helpdesk oder Microsoft Teams wird VoIP zur zentralen Kommunikationsschnittstelle – und steigert Effizienz und Erreichbarkeit. Wer von Anfang an auf Integration setzt, spart später Zeit und Nerven.

 

11. Tenios als kompetenter VoIP-Anbieter

Ein zuverlässiger Partner für die Umsetzung dieser Tipps ist Tenios, ein deutscher Cloud-Communications-Anbieter mit über 20 Jahren Erfahrung. Wir bieten eine skalierbare Plattform mit Funktionen wie Voice API, Sprachbots und intelligentem Routing. Durch die Integration von KI-Technologien unterstützt Tenios Unternehmen dabei, ihre Kommunikationsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. ​

Mit sorgfältiger Planung und der Wahl eines kompetenten Anbieters wie Tenios kannst du die Vorteile von VoIP-Telefonie voll ausschöpfen und deine Unternehmenskommunikation zukunftssicher gestalten.​

 

12. Fazit: VoIP-Technologie für dein Unternehmen

Die Umstellung auf VoIP-Telefonie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von Kostensenkungen bis hin zu einer flexiblen, skalierbaren Kommunikationslösung. VoIP ermöglicht nicht nur kostengünstige internationale Gespräche, sondern auch eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse und fördert die Zusammenarbeit in verteilten Teams.

Während die Technologie viele Möglichkeiten bietet, ist eine gründliche Planung und die Wahl eines zuverlässigen Anbieters entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung. Mit den richtigen Sicherheitsvorkehrungen und einer stabilen Internetverbindung wird VoIP zu einer zukunftssicheren und effizienten Lösung für moderne Unternehmen.