24.01.2023 |
Wenn es um die Zahlungserinnerung geht, nimmt die Frustration automatisch bei der einen oder anderen Buchhaltungsabteilung zu, denn:
- Man muss jeden einzelnen Kunden individuell kontaktieren, was viel Zeit in Anspruch nimmt.
- Die Antwortrate ist oft sehr gering.
- Das Gespräch thematisiert ein heikles Thema und kann auch eine Herausforderung für das Customer Service Team darstellen.
Wie kannst du als Buchhalter:in den Großteil deiner Kunden erfolgreich erreichen und mit ihnen über Zahlungsverzögerungen sprechen? Und wie kannst du die Begleichung einer Rechnung in Zukunft effektiver gestalten?
Erfahre in diesem Artikel, wie unser Kunde Leroy Merlin mithilfe eines Voicebots diesen langwierigen Arbeitsprozess erfolgreich automatisieren könnte.
Erfahre in diesem Blogartikel :
1. Vorstellung des Kunden: Leroy Merlin
Leroy Merlin ist ein in Frankreich ansässiges Einzelhandelsunternehmen für Heimwerker- und Gartenbedarf, welches in Europa, Asien, Südamerika und Afrika tätig ist. Insgesamt verfügt das Unternehmen über über 400 Geschäfte in 15 Ländern.
2. Die Herausforderung
Das Ziel war es, den Arbeitsablauf in der Buchhaltung und die Zahlungserinnerung zu automatisieren. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung mussten leider viel Arbeitszeit damit verschwenden, Kundschaft wegen unbezahlter Rechnungen zu kontaktieren. Das Resultat? Viel Zeit, Energie und Geld wurden bei den Anrufen verschwendet. Außerdem beeinflusste diese Routineaufgabe die Zufriedenheit der Arbeitskräfte.
3. Warum hat sich der Kunde für den Einsatz eines Voicebots entschieden?
Unser Voicebot sorgt für eine effiziente Automatisierung von Routineaufgaben und kann die Kundenkommunikation genauso effektiv abwickeln wie eine Arbeitskraft. Da der Kunde nach einem Automatisierungstool suchte, das den Auftragnehmer an überfällige Zahlungen erinnert, entschied er sich für die Implementierung eines Voicebots.
4. Die Lösung
Für dieses Projekt wurde ein Voicebot namens Patrycja entwickelt, der einmal die Woche Kundschaft anrief, um sie an ausstehende Zahlungen zu erinnern. Diese Erfolgsgeschichte beweist, dass einfache Lösungen zu erheblichen Veränderungen führen können.
So funktioniert es:
- Der Voicebot ruft jede Woche ausgewählte Auftragnehmer wegen überfälliger Zahlungen an.
- Patrycja ruft immer wieder die Personen an, die beim ersten Mal nicht geantwortet haben, wodurch Sie den Zeitaufwand für die Kontaktaufnahme mit diesen Auftragnehmern begrenzen können.
- Der Voicebot liefert nicht nur einfache Informationen, sondern sorgt auch dafür, dass die Nachricht verständlich ist. Wenn der Empfänger weitere Fragen oder Bedenken hat, kann er diese äußern und Patrycja wird es verstehen, es aufschreiben und dem Gesprächspartner mitteilen, was als nächstes zu tun ist.
- Ist der Anrufer nicht erreichbar, sendet der Voicebot eine SMS mit Zahlungsinformationen – so erhalten auch Personen, die nicht antworten, eine Benachrichtigung.
Wofür ein Mitarbeiter mindestens mehrere Stunden in Anspruch nehmen würde, erledigt unser intelligenter Voicebot in nur wenigen Minuten und spart so dem Auftragnehmer Zeit und Geld. Darüber hinaus ist der Voicebot sehr gut darauf trainiert, Menschen in natürlichen Gesprächen zu verstehen, wodurch er den Auftragnehmern positive Erlebnisse sichert.
5. Das Ergebnis
Dieser Voicebot wurde zum richtigen Erfolg und sorgte für eine Erhöhung von pünktlichen Zahlungen. Es trug auch dazu bei, den Mitarbeitern mehr Zeit zu verschaffen, die sie für komplexere Aufgaben nutzen konnten, und steigerte so die Produktivität des Teams.
Der Kunde war mit dieser Lösung sehr zufrieden:
“Ich kann auf jeden Fall bestätigen, dass wir mit den Ergebnissen von Patrycja zufrieden sind. Erstens entlastet es unsere Mitarbeiter, die diese Aufgaben bisher wahrgenommen haben, erheblich. Zweitens hören wir von unseren Kunden über ihre positiven Erfahrungen mit dem Voicebot.”
– Anna Uklańska, Senior Process and Automation Manager bei Leroy Merlin.